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高校儀器設備信息化建設怎么推且看清華大學建設經驗

建全生命周期管理平臺 采購及資產全鏈條打通

作者:柏玲 發布于:2019-07-03 11:52:56 來源:政府采購信息網
  清華大學實驗室與設備處處長黃開勝表示,信息化系統建設上,希望采購及資產全鏈條打通,在實現采購全流程電子化管理的基礎上,進一步實現教育部、財政部相關報表自動導出;建賬、變動、折舊及處置數據與資產處、財務處自動對接;進一步落實資產領用人管理責任,通過信息系統開展年度資產自查等功能。那么,具體應當怎么干、找誰干呢?
 
  黃開勝認為,首先是要多學習和了解國家政策,把握政策的基本原則;其次是多調研兄弟院校,學習兄弟院校的經驗、探索和教訓;第三是找尋好的合作伙伴。目前信息化軟件系統開發公司很多,需要尋找一個對高校采購業務熟悉的,了解業務流程中間的痛點,并且可以派員駐場工作及時響應信息系統需求變更或信息系統故障的合作伙伴。需要提到的是,信息系統要以我為主,校內部署。這樣部署可以便于在安全可控的條件下打通人事庫、財務系統等。最后就是考慮采購中的風險如何防控的問題,通過信息化建設,能夠有效做好風險防控。
 
  據了解,清華大學從2017年6月開始,陸續經過在國內高校業務調研、采購及資產軟件調研、業務需求梳理、立項準備、立項及采購、系統開發和調試、業務功能確認,于2018年6月啟動了新的信息系統開發工作,最終于2018年11月20日資產子模塊上線試運行,2019年1月8日設備全生命周期管理平臺全面上線,實現了采購及資產全鏈條的打通,并且與財政部、教育部等相關信息管理平臺實現了自動對接,極大地便利了工作。
 
  該平臺主要實現了以下三個方面的功能。
 
  一是全流程線上流轉。從采購申請到采購執行、合同外貿、驗收建賬、使用變動、處置下賬,所有業務都在一個系統內完成。項目采購的每一環節需要多長時間,有哪些意見,執行到了什么程度等都一目了然。以往采購部門制定了一個很長的詳細的采購工作指南,但采購申請人很少仔仔細細閱讀,現在系統實現了表單化設置,引導采購申請人填寫,需要理解的地方自動跳出提醒事項,不閱讀指南也不會填錯。
 
  二是多部門協同。從采購結果發起驗收建賬實現采購與資產數據打通;設備資產數據進入國有資產數據庫與資產處打通;設備資產建賬終審后自動發起財務預約,實現資產與財務打通;人事、統一身份認證等基礎數據與校園門戶數據中心打通。
 
  三是實現便捷化業務辦理。分別有電腦端、微信端、郵件端。
 
  黃開勝透露,清華大學在信息化建設過程中也遇到了三大“坑”。
 
  一是角色定義未統一管理。不同業務環節,管理科室不同,開發團隊不同,造成表單填寫中對角色的描述不同,對采購人非常不友好。如采購申請階段的申請人,在合同執行階段為項目負責人。
 
  二是管理方式轉變未良好過渡。管理平臺系成品軟件,軟件中功能涉及許多對原有管理方式的調整,對采購人及管理部門均是非常大的挑戰。如原系統采購申請是統一身份認證用戶可以選擇為任何人填寫申請,由該用戶提交即可;而現系統必須采購人先給助理授權,助理方能給采購人填寫采購申請等各種申請。再如原資產管理系統同時記錄經費負責人、領用人和實際使用人;現系統誰領用誰負責,僅入賬時記錄經費信息。
 
  三是業務管理科室溝通及培訓不夠。系統需求由業務管理科室提出,但涉及業務流轉時不同科室溝通不足。系統上線前,僅對全校師生有業務培訓,未對業務承擔人員進行培訓。系統上線后,存在部分后續環節無法看到前續關鍵信息的情況。系統上線初期,存在業務承擔人員無法快速查找所需信息,快速進行業務處理的情況。
 
  “好的經驗值得分享,好的成果值得展示。”黃開勝說,高校信息化建設正在穩步發展,深刻感受到高校信息化建設和發展中,以服務為核心,思考如何深化和拓展數據化服務和服務信息化;信息化建設也從為建設而建設,轉向以適應用戶、業務部門的需求出發進行投入和建設,從而讓信息化技術成為學校業務發展的數據基礎和支撐工具。

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